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檔案庫房如何管理

發布時間:2022-11-16 編輯:濟南國韻電子技術有限公司 閱讀: 分享:

1、為了維護檔案庫房管理秩序,保證檔案資料的完整與安全。要嚴格執行有關安全保密制度。檔案庫房實行專人負責管理,非檔案工作人員不經允許不得入內。如有特殊情況需進入庫房,要經辦公室主任同意,并由檔案人員陪同。

2、對庫房內檔案的保管情況,每月進行一次抽查,每季進行一次大查,并做好檢查記錄。發現問題及時向領導報告,并進行妥善處理。

3、 接收、移出、借閱、銷毀檔案資料和工作人員調動必須嚴格手續。檔案資料要進行消毒、殺蟲處理,定期更換防蟲藥物。建立檔案資料、檢索工具、設施設備的統計臺帳,做到帳物相符。

4、檔案資料排放要整齊有序,調出的案卷入時入庫、對號入座,不得放在辦公室。保持庫房內外清潔衛生,不準堆放公私雜物。

5、檔案管理人員要忠于職守,充分履行自己的職責,不失密、不泄密,不得私自將檔案資料帶出庫外或摘抄有關內容。對違反規定造成不良后果者追究其責任。

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6、檔案庫房門窗要堅固,配備鐵皮門和防盜保險鎖。檔案人員不得將庫房鑰匙帶離工作單位,以防丟失。備用鑰匙要由辦公室主任妥善保管,以備特殊情況下使用。

7、庫內嚴禁存放易燃易爆物品及其它雜物。嚴禁動用明火和吸煙。電器設備要經常檢查,保證安全。要配備適當消防器材,檔案人員要切實掌握檔案滅火的方法和注意事項。

8、庫房內要盡量保持適宜的溫濕度(溫度14-24)(相對濕度45-60%),并要裝有溫濕度計,每天定時記錄。對不適宜的溫濕度要及時采取措施調整。

9、檔案庫房要保持清潔,至少每周進行一次清掃檔案存取要及時關閉柜門,防止灰塵進入。對檔案庫房投放的防蟲、防霉藥劑等,要定期檢查,根據實際情況更換過期藥物。

10、檔案庫房要根據條件盡量的避開污染源,防止有害氣體的侵入。

11、庫房內要保持整齊、美觀。柜架擺放合理,垂直于有窗戶的墻面擺放,并與墻面保持一定距離。對出入庫的檔案要清點核對,做到帳物相符。

 

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